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Adjoint(e) administratif(ive)

Employeur

Le Grenier des Collines

Numéro de l'offre

Date d'entrée en fonction

23 juillet 2018

Nombre d'emplois disponibles

1

Lieu de travail

Val-des-Monts

Description du poste

 

 

 

Descriptif de poste d’adjoint(e) administrative

Travaille sous l’autorité de la direction générale

 

Soutien Administration 

  • Gérer du service accueil de l’organisation
  • Répondre au téléphone, prendre les messages et les acheminer
  • Rédiger le calendrier mensuel
  • Acquiert, élabore et diffuse du matériel d’information ou de formation
  • Assurer la visibilité du Grenier auprès des participants, des partenaires et la communauté (Article journaux, bulletins municipaux, page Facebook)
  • Préparer la publicité, affiche, annonce dans les journaux, les stations de radio, etc. (en respectant les délais nécessaires à la publication)
  • Gérer le courrier de l’organisation
  • Maintenir le classement physique et électronique
  • Afficher l’information des services et partenaires du territoire pour les bénéficiaires sur le babillard de l’entrée et en faire le ménage lorsque l’information est échue
  • Gérer les commandes de fourniture de bureau
  • Statistiques mensuelles et suivis aux bailleurs et fournisseurs
  • Préparer les réunions du CA, rédiger les procès-verbaux, tenir le cartable des documents à jour, met à jour le tableau de résolutions, faire le suivi des PV et rapports réguliers et s’assurer que la documentation est imprimée pour chaque membre
  • Planifier  et faire le suivi des activités de l’organisation : gestion des bénévoles, des participants, suivi des inscriptions
  • Développer et mettre à jour les données statistiques de l’organisation
  • Entrée de données, tenue de livre, paies et remises gouvernementales
  • Voit au bon fonctionnement de tout ce qui touche la vie au Grenier des collines, recueille, analyse et traite des besoins de clientèles et les guide (initier ou monter des programmes y donnant suite), résoudre des problèmes

 

 

Soutien à la gestion

  • S’assurer du bon classement des dossiers des bénévoles, des bénéficiaires des services de l’organisation, des partenaires et de leur mise à jour
  • Suivi des inventaires des équipements, meubles, matériaux et papeterie
  • Soutien pour l’approvisionnement et les services des denrées
  • Organisation et gestion du travail de plancher (utilisation des locaux, des équipements ou de matériel, s’occupe de l’approvisionnement et des inventaires, veiller a la propreté)

 

Promotion et communication

  • Mettre notre site Facebook à jour et s’assurer que la publicité des événements est misent en évidence et à jour
  • Apporter un soutien technique dans l’organisation des activités reliées à la mission, à la vie associative, à la vie démocratique et à des activités de financement de l’organisme
  • Gérer les relations avec les médias, en lien avec la direction générale

 

 

 

Exigences

  • Formation en bureautique, secrétariat, administration ou tout autre domaine connexe ;
  • Minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif ;
  • Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des organismes à but non lucratif ;
  • Avoir une bonne connaissance de la problématique en sécurité alimentaire ;
  • Faire preuve d’une grande autonomie, de leadership, d’entregent et d’empathie ;
  • Maîtriser les logiciels usuels (Word, Excel, Outlook) et SAGE 50 ;
  • Bilinguisme – excellente maîtrise du français (écrit et parlé), bonne qualité de l’anglais;
  • Disposer d’une voiture et d’un permis valide.

 

 

 

Lieu de travail : Val-des-Monts (secteur St-Pierre) et territoire de la MRC des Collines

Date prévue d’entrée en fonction : 23 juillet 2018

Conditions : Poste permanent à 30 h/sem.  Salaire de 17$/H

 

 

 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intérêt, avant 16 heures le 18 juillet 2018 par courriel à : legrenierdescollines@bellnet.ca

Seuls les candidats retenus seront appelés pour une entrevue.

 

 

 

 

Nous joindre
1694, montée de la Source
Cantley (Québec) J8V 3H6
Heures d'ouverture
Du lundi au vendredi
8 h 30 à 12 h - 12 h 30 à 16 h
Téléphone: (819)457-4480
TÉLÉCOPIEUR: (819)457-1024

COURRIEL: info@cielcollines.org

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Dernière mise à jour le 19 septembre 2018

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