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Adjoint administratif/adjointe administrative à l'immobilier

Adjoint administratif/adjointe administrative à l'immobilier

Adresse du lieu de travail 335 Chemin Denis, Cantley, Québec, Canada, J8V2X1

Employeur LES ENTREPRISES J.Y.T INC.

Description de l'entreprise Les entreprises JYT Inc. est une entreprise multidisciplinaire dont les 2 principales spécialités sont la gestion immobilière et son service d’entretiens et réparations d’immeubles locatifs et commerciaux basé autour des principes fondamentaux que sont : La transparence, l’efficience, la loyauté et la diligence

Description de l’offre d’emploi

Assurer un soutien administratif et opérationnel auprès de la directrice immobilière et la directrice du service;
Procéder aux envois d’informations et de présentations, et en assurer le suivi auprès des différents intervenants internes et externes;
Maintenir à jour les programmes de systèmes d’entretien préventif (exemple : identifier les contrats qui viennent à échéance, monter le dossier pour la préparation d’appel d’offre, etc.);
Maintenir a jour les renouvellements de contrats de gestion immobilière, de service et le renouvellement de bail résidentiel;
Valider les informations et tenir à jour divers répertoires (listes d’occupation, certificats d’assurances, coordonnées d’envoi des mémos, personnes contact, etc.);
Répondre aux appels de service des locataires et saisir les demandes dans le système informatique ou assurer un suivi auprès du service approprié;
Rédiger ou réviser et coordonner la production de divers documents selon les demandes (contrats, baux, courriels, mémos, présentations PowerPoint, ordres du jour, comptes rendus, procès verbaux etc.);
Émettre diverses factures pour des services rendus et effectuer les suivis nécessaires;
Communiquer avec les locataires (travaux, interruptions de service, etc.) et effectuer l’envoi de mémo par courriel et texto;
Compléter les procédures administratives en lien avec les arrivées et départs des locataires;
Entrer des données et préparer des tableaux pour l’équipe de direction lors de la préparation de budgets;
Participer a la préparation des budgets des copropriétés;
Préparer le matériel et les outils nécessaires pour les réunions de syndicat de copropriété et en coordonner la logistique;
Toutes autres tâches connexes.